Saiba que mais vale perder um pouco de tempo ao início, para ganhá-lo depois, devido a um trabalho bem organizado e fácil de gerir.
1- Limpeza geral. Comece por limpar a sua secretária e o ambiente de trabalho do computador. Faça uma selecção do que é realmente necessário e deite fora o que não interessa. Defina prioridades e pense numa fórmula de medir e avaliar o êxito. Antecipe obstáculos, restrições e limites.
2- Defina os objectivos. Vá buscar um calendário (ou aceda ao do Outlook) e aponte os objectivos diários, semanais e mensais.
3 - Pense no seu dia de trabalho. Crie uma sequência lógica para a concretização das suas tarefas diárias. Lembre-se que na simplicidade é que está a virtude. Simplifique o seu plano de trabalho. Nada de coisas complexas e difíceis de atingir. Evite ser desorganizado no seu esforço de se organizar.
4 - Saiba gerir as interrupções. Faça a gestão dos emails. Pense numa altura do dia para responder aos emails ou qualquer situação inesperada que tem de ser tratada. Evite interromper o que estava a fazer, porque isso pode estragar a lógica da sua organização.
5 - Organize o tempo. É importante que as tarefas que exigem mais concentração sejam realizadas no início do dia, porque é a altura em que está com mais energia.
6 - Reduza as interferências. Diminua as dificuldades de acesso à informação com eficiência, como por exemplo os ficheiros e pastas no seu computador. Elimine os que estão em duplicado ou que já não interessam, de modo a manter os arquivos mais importantes mais acessíveis e arrumados. Faça backups das coisas mais importantes e que não usa todos os dias.
7 - Delegue tarefas. Transfira algumas tarefas para pessoal qualificado e aprenda a dizer não. Não aos pedidos que possam ameaçar a sua rotina e a concretização de objectivos diários.
8 - Planifique na noite anterior. Reveja, ajuste e aperfeiçoe constantemente. Organize o dia seguinte, ao final de cada dia. Vai ver que será muito mais fácil ter um dia de trabalho mais produtivo.
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